国家标准计划《信息与文献-文件管理 第一部分：概念与原则》由 TC4（全国信息与文献标准化技术委员会）归口 ，主管部门为国家标准化管理委员会。

主要起草单位 中国人民大学信息资源管理学院 、国家档案局档案科学技术研究所 、国家档案局 、中国科技技术信息研究所 、电子政务云计算应用技术国家工程实验室 、上海中信信息发展股份有限公司 、福建华闽通达信息技术有限公司 。

本标准等同采用ISO国际标准：ISO 15489-1:2016。

采标中文名称:信息与文献-文件管理 第一部分：概念与原则。

2001发布至今15年来，文件管理国际标准在动态变化的运营环境中对机构整体效能提升、成本降低、支持审计和治理等业务管理的作用越来越重要，为此ISO/TC46/SC11（国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会）发布了3个针对机构战略管理层的文件管理国际标准：《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》（ISO 30300:2011）、《信息与文献 文件管理体系 要求》（ISO 30301:2011）和《信息与文献 文件管理体系 实施指南》（ISO 30302:2015）。

新的管理体系标准的发布给原有操作层的标准带来了影响，由此修订旧标准成为必然。

此外数字时代越来越广泛应用的新兴技术给文件的生成、捕获和管控带来了新的挑战，如何应当这些挑战，也成为新标准修订的动因。

新标准对应对以下文件管理变化具有实现意义： 1.管理文件的背景变化：数字时代，机构业务的监管环境日益复杂，文件在机构战略管理、运营管理、法规遵从、问责管理、风险管理、道德规范和记忆构建中的作用日益突显。

2.管理文件的动议变化：数字时代，文件管理的要求不仅要包括传统的提高业务效率，利用文件重塑过去，同时还包括数据驱动的业务、开放政府计划、共享和协同在线服务和社会对组织责任的关注等新的动议。

3.管理文件的方法变化：当传统业务从手工环境转型到数字环境下时，业务中产生的文件及其管理活动也产生了变化，以数字方式生成文件、保存文件和提供利用文件以及维护电子文件的真实性和安全性都需要新的方法。

新标准强调了在新业务环境中文件的生成、捕获和管控，并为其提供了有效性管控的方法和原则。

新标准新增了鉴定要求，强调了业务、法律和社会多维度的鉴定分析方法及其在文件全生命期管理中的应用。

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1.标准名称的变更：新标准名称由原来的“General(通则)”更改为“Concepts and principles(概念与原则)”。概念中新增了文件作为资产的战略管理认识，考虑了组织内外利益相关方的需求，拓展了传统组织边界及监管的范围，适应了数字时代背景下业务模式变化带来的文件责任变化，提供了新的专业管理方法和原则。 2.构成章节的变更：旧标准由11个部分构成，分别是：范围、引用标准、术语及定义、文件管理的意义、规章制度环境、方针和职责、文件管理要求、文件系统的设计与实施、文件管理的过程及其控制、监控和审核及培训。新标准在旧标准内容的基础之上进行了内容整合和调整，将其缩减为9个部分，分别是：范围、引用标准、术语及定义、文件管理的原则、文件和文件系统、方针和职责、鉴定、文件管控、文件生成捕获及管理过程。 3.应用范围的变更：旧标准旨在为机构确定文件的管理职责、管理方针、管理程序、管理系统和管理过程提供指导，同时也为文件系统的设计和实施提供指导。新标准旨在提供文件生成、捕获和管理所依赖的概念和原则。尤其关注数字环境下文件的前端控制即生成与捕获。 4.核心术语及定义的变更：新标准中新增加了10个术语定义，分别是：activity、agent、business classification scheme、disposition authority、evidence、function、metadata for records、metadata schema、transaction、work process。删去了原有9个术语的定义，分别是：accountability、action tracking、archival authority、document（noun）、indexing、preservation、registration、tracking、transfer。新标准增加了与业务活动相关的术语和定义，如business classification scheme、work process等。 5.对“文件”和“文件系统”的新认识：新标准重新定义了文件概念，指出文件既是业务活动的证据，又是重要的资产。与旧概念比较提出了有效性（authoritative records）文件的概念，强调只有具有真实性、可靠性、完整性和可用性的文件才是有效的，具备证据和资产属性特征。与旧标准相比，新标准仅简单描述了文件系统的作用及特性，没有再去规定文件系统设计与实施的方法。文件系统是指对文件进行捕获、管理并提供长期利用的信息系统。新标准拓展了文件系统的概念，在注释中补充了文件系统的构成可以是用于管理文件或其他业务用途的软件的设计等技术要素，也可以包括政策、工作流程、人与其他代理或分配的责任等非技术要素。 在对文件是什么的认识上，文件被作为与业务过程相关的业务资产和知识资产，文件鉴定及其价值分析需要在其形成和使用背景中进行。在文件管理的方法上，管理文件的系统和规则需要与业务变化规律动态适应，突破传统的组织边界，文件管理需要设计风险管理和变革管理策略，文件系统及文件管控需要独立于文件管理软件和数字环境。 6.对文件管理“监管和评估”的新要求：与旧标准比较，新标准中提出，需建立监管和评估的标准，同时指出在进行监管和审核评估中生成的文件也应被管理。 7.对文件“鉴定”的新要求：与旧标准比较，新标准首次新增了“鉴定”部分（标准第7章），提出了鉴定的范围、对象、内容及要求。首先明确了“鉴定”一词的概念：鉴定是评估已被业务活动所确定需要生成和捕获的文件及价值，并确定其保管期限的过程，提出了文件管理过程中的鉴定要求，拓展了对“鉴定”一词的解释。 新标准强调在文件管理过程中，“鉴定”贯穿文件全生命期，需要对业务活动及监管要求进行分析，以确保文件的有效性及质量，能够兑现组织承诺及其法律遵从要求。 8.文件管理的五项基本原则：新标准明确提出了文件管理应遵循的五项基本原则：第一，文件有着作为业务活动支撑和信息资产的作用，文件的形成、捕获和管理应作为开展业务活动的有机组成；第二，数字环境下文件利用和再用的机会日益剧增，具有真实性、可靠性、完整性和可用性属性特点的文件（无论其以何种形式或结构存在）都是业务的有效证据；第三，文件由内容和描述其背景、内容和结构及管理过程的元数据构成；第四，关于文件形成、捕获和管理的决策，需要考虑非传统的组织边界，如多种监管工作环境的协同，在业务、法律、监管和社会背景下对业务活动进行分析和风险评估；第五，用于管理文件的系统，不管他们的自动化程度及水平如何，都应确保文件能够被管控，能够进行文件的形成、捕获与管理应用，满足文件要求，并依赖于组织确定的文件方针、责任、监管/评估及培训。 9.新标准修订的特点：新标准适用于各类组织背景，包括跨层级和跨组

国家社科重大项目（项目号: 13 &ZD 184），项目名称“国家数字档案资源整合与服务机制研究”。