国家标准计划《文档管理 文档存储的最低要求》由 TC86（全国文献影像技术标准化技术委员会）归口，TC86SC1（全国文献影像技术标准化技术委员会质量分会）执行 ，主管部门为国家标准委。

主要起草单位 北京大申烽华科技有限责任公司 、北京市城市建设档案馆 、山东省图书馆 。

本标准等同采用ISO国际标准：ISO 19475:2021。

采标中文名称:文档管理 文档存储的最低要求。

无

随着信息技术的迅猛发展和数字化转型的深入推进，我国各类组织在业务运营中日益依赖电子文档进行信息记录、传递与决策支持。

电子文档管理系统（EDMS）和企业内容管理（ECM）系统已成为保障业务连续性、合规性和效率的关键基础设施。

然而，文档在接收、处理和传递过程中面临诸多风险，如信息失真、权限失控、格式不兼容、法律证据效力不足等，严重威胁组织业务过程的可靠性与可追溯性。

2021年，国际标准化组织（ISO）发布ISO 19475:2021《文档管理—文档存储的最低要求》，为全球范围内组织规范电子文档全生命周期管理提供了权威技术框架。

为推动我国电子文档管理，提升电子文档在系统应用中的可信度与可用性，亟需制定等同采用ISO 19475:2021的国家标准与国际标准接轨。

本标准的制定将明确文档接收、批准、处理、传递及存储各环节的最低控制要求，强化元数据管理、电子签名、时间戳、操作日志等关键技术手段的应用，确保电子文档的真实性、完整性与长期可读性。

同时，该标准将为国内各类组织提供基础参考，有助于构建安全、合规、高效的数字文档管理及应用体系，支撑国家数字经济发展战略，促进数字社会建设。

因此，制定本国家标准具有重要的现实意义和长远战略价值。

本文件规定了文档管理系统运行的最低要求，以保持所管理文档的真实性、完整性和可读性。 整体业务操作包括接收文档、根据文档内容执行工作过程、报告过程结果和传递成果。文档管理系统的基本目的是控制接收文档的处理过程、建立工作过程和传递这些过程结果。因此，业务过程的可靠性及其过程本身在很大程度上取决于所用文档的可靠性以及文档管理系统的可靠性。 电子文档管理系统(EDMS)是一种有效的技术，用于处理文档存储，以确保组织内部处理文档的可靠性。上述机制为证明工作过程的完整性提供了有用基础。组织需要明确其文档接收和传递的处理过程。文档处理过程需要包括待处理文档的质量标准。 通过实施本文件中描述的控制措施，组织可以恰当运行其文档管理系统来实现业务目标。