国家标准计划《信息与文献 文件管理体系：要求》由 TC4（全国信息与文献标准化技术委员会）归口 ，主管部门为国家标准化管理委员会。

主要起草单位 中国人民大学信息资源管理学院 、国家档案局政策法规研究司 、中国电子信息产业发展研究院 、北京智城信服科技有限公司 、北京国信唯实信息技术研究院有限公司 、中国科技技术信息研究所 、南开大学 、上海中信信息发展股份有限公司 。

本标准等同采用ISO国际标准：ISO/DIS30301:2018。

采标中文名称:信息与文献 文件管理体系：要求。

ISO 30300文件管理体系系列标准的制定与发布为解决全球化工作背景下机构内外各领域问责要求、维护电子事务活动记录、满足合规性和一致性评估需求等提供了一种集成使用ISO管理体系标准的方法。

《信息与文献 文件管理体系 要求》（ISO 30301）规定了文件管理体系须满足的要求，以支持组织机构实现其职权、使命、战略和目标，为建立、实施文件方针、目标，考评、监测文件管理的绩效提供指南。

ISO/TC46/SC11（国际标准化组织信息与文献委员会档案/文件管理分技术委员会）在同年发布了ISO 30300系列的《信息与文献 文件管理体系 基础与术语》（ISO 30300），详细说明了文件管理体系系列标准的术语、文件管理体系的目标和益处。

建立了文件管理体系的基础。

此后在2015年该分技术委员会又发布了《信息与文献 文件管理体系 实施指南》（ISO 30302）为组织机构按ISO 30301构建和实施文件管理体系提供了指南。

与旧标准相比，本次更新的ISO 30301标准具有以下新特点： 1.强调了组织机构的文件要求，并给出了文件要求识别认定的指导。

2.强化了文件管理体系标准与管理体系标准之间的一致性，使用管理体系的常用核心定义。

3.针对于文件管理体系的多主体性，提出了明确利益相关方及其需求的要求。

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1.对组织背景部分（第4章）的调整。与旧标准相比，新标准在该部分作出以下调整： 1）在组织机构内部因素中增加了技术背景一项，包括由组织单独维护的技术，以及与其他机构合作的技术。 2）新增文件要求一节，要求组织机构应识别并记录对文件的业务需求，明确哪些文件应被创建、捕获并维护。并将旧标准中的4.2节“业务、法律和其他要求”内容纳入该部分，指出组织的文件要求来源于业务、法律和其他要求。 3）新增“了解针利益相关方需求与期望”，要求组织明确文件管理体系的利益相关方及其要求，满足各利益相关方对于文件记录和提供的要求。 2.对支持部分（第7章）的调整。与旧标准相比，新标准对原7.5节证明文档（Documentation）进行了以下调整： 1）更改标题证明文档（Documentation）为证明性信息（Documented Information），后者为ISO管理体系标准和常用核心定义之一，增强文件管理体系标准与管理体系标准之间的一致性。 2）更改7.5.1节“总则”的内容，明确了组织文件管理体系需包括的证明性信息有：该国际标准要求的证明性信息和组织认定的对于文件管理体系的效用必需的证明性信息，包括组织的体量及其活动、流程、产品和服务的类型；流程的复杂性及其交互；人员的能力。 3）新增“创建与更新”一节，要求在创建和更新证明性信息时需确保适当的标识和说明、格式以及适宜性和充分性审查。 3.对运行部分（第8章）的调整。与旧标准相比，新标准对该部分进行了以下调整： 1）新增“明确需创建的文件”一节，，要求组织通过对业务流程进行分析，明确业务流程中需创建和捕获的文件的内容，时间和方式，保障运行持续性并满足问责和其他利益相关方的要求。还需评估估因未能保证业务流程文件真实，可靠和可用而可能发生的风险。 2）新增“文件过程、控制与体系的设计与实施”一节，将旧标准中的8.2节“设计文件过程”与8.3节“文件系统的实施”两部分要求进行合并与简化，要求组织机构根据文件要求和对文件流程、控制和体系的操作要求开展文件流程、控制和体系的设计与应用，在此过程中还应考虑到组织的资源以及通过文件的创建、捕获和管理可应对的已识别风险。在文件系统中应执行文件流程，管理文件系统的操作并定期监测记录系统的性能。 4.对附录的调整，与旧标准相比，新标准对该部分进行了以下调整： 1）重命名附录A，从“过程与控制”更改为“文件过程、控制与体系的操作要求”与第8章内容保持一致，并根据文件过程、文件控制和文件体系三个维度对原表格中的操作要求做了重新排列与组合。 2）删除附录B“GB/T 19001, GB/T 24001, GB/T 22080和ISO 30301的对应关系”与附录C“自评估检查表”两个资料性附录。